Dělejte porady efektivně

Být dobrým manažerem znamená rovněž umět vést efektivní porady a uhlídat rušivé elementy, ke kterým může při poradách docházet. Umíte to? 

Porady jsou pro mnoho zaměstnanců noční můrou. Pokud to tak je, obvykle nejsou vedeny efektivně. Porada nesmí být chaotickou schůzku skupiny kolegů, která nepřinese žádné výsledky. Je důležité, abyste jako manažer, který poradu vede, působil jako facilitátor, tedy člověk, jenž je schopen pomoci týmu dospět k efektivní dohodě a zajistit vzájemnou spolupráci. Vůbec není špatné zajistit si školení v této oblasti a získat více dovedností, díky kterým se stanete odborníkem na moderování diskuse, ale též znalcem sociální komunikace. Jak ale začít vést porady efektivně hned? Zkuste dodržet těchto několik zásad. 

Každá porada musí mít svůj cíl

Nedělejte zbytečné porady jen proto, že si myslíte, že byste je měli pravidelně dělat. Efektivní poradou bude pouze ta, která má dopředu přesně stanovený program. Účastníci porad s ním musí být srozuměni dopředu a vyzvání, aby se na poradu patřičně připravily. Zejména, pokud mají prezentovat návrhy, nebo již splněné dílčí či finální cíle, kterým se bude obsah porady věnovat. Obsah porady by tedy neměl být žádným překvapením pro její účastníky až poté, co na ni dorazí. 

Role účastníků porady nepodceňujte

Každá porada by měla mít již zmíněného facilitátora. Obvykle je to manažer skupiny, člověk z top managementu, pod kterého daná oblast spadá, ale klidně to může být někdo jiný, kdo zvládne lépe průběh porady ukočírovat. I když předání této role nebývá časté. Jmenujte taktéž zapisovatele, který zaznamená důležité body z porady i závěry, ty pak předá kolegům, nebo vytvoří seznam úkolů pro účastníky porady. Zápisy z porad nejsou žádným přežitkem. Musí být dělány chytře. Tak, aby byly přesné a delegovali úkoly. 

Nedělejte porady pro všechny

Zvěte na poradu jen skutečné účastníky týmu, kterých se týkají. Není nic horšího, než neefektivně prosezené hodiny na poradách, které se nás v podstatě netýkají. Raději udělejte porad více, ale vždy cílené a s příslušným týmem, kterého se týkají. Na druhou stranu pozor na velké množství malých porad. Raději jednu velkou než spoustu malých. 

Dodržujte striktně program porady

Vždy dodržujte harmonogram a program porady. Nenechte se odtáhnout od tématu. Je to častý nešvar nejen manažerů, ale i zaměstnanců, kteří se snaží zamést pod koberec třeba nesplněné úkoly k poradě, a tak raději nastolí jiné téma, kterým se snaží odvést pozornost od primárního. Pro jiné diskuse účastníků ponechte třeba posledních několik minut porady. V žádném případě však neměňte program svolané schůzky. 

Neztraťte se v informacích a udržte si pozornost

Průběh porady rozdělte do bloků. Každý shrňte do závěru a rozdělte úkoly. Vše je nutné zaznamenat do zápisu z porady a následně zadat úkoly prostřednictvím využívaných firemních systémů.

Nedělejte porady bez přestávky. Řiďte se pravidlem jako ve škole a dělejte krátkou přestávku po 45 minutách. Stáčí pět či deset minut. Dbejte na dochvilnost – svoji i dalších účastníků týmu. 

Pozor na rušivé elementy při poradách

Žádné mobily ani notebooky, pokud nejsou nutné k prezentaci výsledků! To by měly být naprostá zásada každé porady. Nebuďte shovívaví a netolerujte vyřizování hovorů a jiné komunikace během porady. Nejen soukromé, ale ani firemní.

Rušivým elementem jsou rovněž věční řečníci a odbíhači od tématu nebo vtipálci. Na veselejší setkání týmu vytvořte jiný typ schůzek. Rozhodně si takto nezabijte porady. Ty musí být seriózní, věcné a účelné. 

Když se vám zdají být porady ve standardních zasedacích místnostech ubíjející, zvolte jiné prostředí. Pronajměte si zajímavý prostor, sedněte si v restauraci a po skončení porady navažte na vážnější téma společenským obědem. Vždy však striktně dodržujte program porady, a to i když zvolíte kreativnější či méně formální prostředí.

Porady dělejte ve vhodný čas a den v týdnu. Rozhodně se nevyplatí nutit zaměstnance časněji vstávat, ani je týrat v práci v pátek po pracovní době. Výsledek takto časově nevhodně naplánované porady bude tristní. 

Závěr z porady je klíčový

Na konci porady shrňte všechny závěry i přidělené úkoly. Závěr z porady rozešlete všem účastníkům v ten samý den, stejně tak jako sofistikovaně přidělte úkoly vyplývající z porady. Každý úkol musí mít stanoven datum dokončení. Dobré je též stanovit datum, kdy se budou výsledky prezentovat.